Avec l'essor des nouvelles technologies, il est désormais facile de conserver des documents écrits dans des formats autres que le papier. Un processus rendu possible par une technique de numérisation de documents. Ces derniers, créés avec de nombreuses technologies, comme les scanners ou les imprimantes, vous seront très utiles. Que signifie numériser un document ? Pourquoi le faire? Quelles sont les nombreuses solutions pour y parvenir?
Que signifie exactement "numériser un document" ?
Un document est en fait un processus informatique qui a évidemment mûri et présente plusieurs avantages.
La numérisation ou la numérisation d'un document est un processus qui consiste à convertir un document papier et sa transformation ultérieure en un fichier au format numérique (PDF ou image). Celui-ci est lisible et permettra à son utilisateur de découvrir toutes les informations qui se trouvaient dans l'ancien fichier (écrit) d'origine.
Quel est l'avantage de scanner un document?
La numérisation de documents présente de nombreux avantages. Tout d'abord, vous pouvez stocker efficacement vos données grâce à ce moyen technologique. En effet, lorsque vous numérisez vos documents, vous obtenez des données numériques que vous pouvez sauvegarder sur un support de stockage, tel qu'un disque dur. De plus, vous aurez un accès illimité à toutes vos données. Vous pouvez même convertir du texte écrit en texte numérique à l'aide d'un logiciel de reconnaissance de caractères.
En plus de préserver vos données, la numérisation de vos fichiers écrits vous aidera à sauvegarder toutes les informations qu'ils contiennent. Une opération qui vous permettra de garder toutes vos données importantes à l'abri des regards indiscrets.
Un autre avantage d'une telle opération est qu'elle permet de gagner du temps. En fait, l'expérience a montré que l'analyse de vos fichiers vous permet de les localiser rapidement. Cela vous permettra d'accomplir vos tâches plus rapidement et plus efficacement.
De plus, numériser les documents d'une entreprise permet à cette dernière de réaliser d'importantes économies. Outre l'argent dépensé en mobilier pour stocker vos dossiers, cela vous aidera à réduire les coûts économiques liés à votre achat.
Les différentes solutions pour numériser un document
Aujourd'hui, vous disposez de plusieurs options pour numériser un document en toute confiance. Voici quelques exemples:
Imprimantes multifonctions :
Les imprimantes multifonctions sont des appareils informatiques qui remplissent trois ou quatre fonctions. Vous pouvez les utiliser pour imprimer, numériser, photocopier et télécopier des documents. Lors de l'achat d'une imprimante, ces qualités doivent être un facteur déterminant.
En outre, il convient de mentionner que la plupart de ces imprimantes sont disponibles sur le marché à un prix raisonnable. Vous pouvez gagner du temps et de l'argent en utilisant ces imprimantes.
Cependant, comme ce sont des appareils tout-en-un, vous devez vous assurer qu'ils sont constamment opérationnels. En fait, vous ne pourrez peut-être pas numériser vos papiers si l'une de ses fonctions échoue ou si quelque chose ne va pas, comme une imprimante qui ne fonctionne plus sous Windows 10.
Scanners spécialisés :
Actuellement, les meilleurs instruments de numérisation de documents sont les scanners spécialisés. Une nette croissance de leur utilisation atteste des nombreux avantages qu'ils procurent. Ils vous permettront d'obtenir d'excellents résultats. Et les options sont tout aussi nombreuses et robustes que les capacités de numérisation de documents recto verso. Les marques de scanners les plus connues sont les mêmes que celles des imprimantes : Brother, HP, Canon, Epson, etc.
L'utilisation de scanners spécialisés, tels que les imprimantes multifonctions, peut également vous faire économiser du temps et de l'argent. S'il y a un inconvénient à ces gadgets, c'est leur prix plus élevé.
Il existe plusieurs types de scanners numériques : les scanners de bureau, les scanners compacts, les scanners professionnels et les scanners mobiles, souvent vus en pharmacie (pour scanner l'ordonnance du médecin).
Solutions mobiles :
Les smartphones peuvent désormais être utilisés pour numériser des documents. Ces solutions mobiles sont très utiles car elles vous permettent de transformer vos données en différents formats. Outre leur utilité, il convient de noter que la plupart des programmes de numérisation mobile sont gratuits (bien que parfois plus limités en termes de fonctionnalités).
Cependant, quelques défauts ont été découverts tout au long de son utilisation. La capacité de stockage disponible est souvent mentionnée comme un problème. En effet, étant donné que vous utilisez un téléphone portable, vous ne pourrez pas numériser autant de documents qu'avec un ordinateur.
